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マイナンバー制度に対応したオフィスレイアウト

従業員をひとりでも雇用している事業所では、2016年度より制度が施行されるマイナンバー制度に対応すべく準備を進めている段階でしょう。制度施行前に準備しておくことは事務作業ばかりではありません。従業員の個人番号を収集、管理する担当者は事業所に最小限の人数に定める必要があり、社内の人間がむやみに個人番号を閲覧できるような環境であってはいけないと制度には定められています。また、個人番号を管理する端末においては共有ファイルなどで誰にでも閲覧できる状態であってはいけないため、専用の端末を用意し、端末を操作している際の画面が周りに簡単に見えないようなオフィスレイアウトも求められています。

個人番号を厳重に管理するためのオフィスレイアウトとしては、管理専用の端末をパーティションなどで囲うなど、個別の空間づくりが必要で、端末には持ち運びができないようにセキュリティワイヤーを使用するなどの管理も必要となります。また、個人番号を記載した書類の管理においても、保管するキャビネットを施錠できるものにしたり、入退室管理など部屋のセキュリティ対策もしなくてはなりません。現在のオフィスレイアウトではマイナンバー制度に対応できていないという事業所がほとんどであると考えられますので、2016年の制度施行に備え、足りないものは補えるように担当者や責任者など関わる人間同士で計画を進め、対応に困らないような準備をしておくことが大切です。

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